¿Cómo simplificar el control de acceso a la oficina con una cerradura inteligente?

¿Cómo simplificar el control de acceso a la oficina con una cerradura inteligente? (Guía completa)

Los días en que toda la plantilla acudía todos los días a horas fijas han pasado. Aunque ofrecer toda esa flexibilidad y libertad está muy bien, si eres tú quien tiene que velar por la seguridad de las instalaciones, puede ser un momento realmente difícil para ti.

El enfoque de «trabajar desde cualquier lugar» es cada vez más popular. Hay mucho que decir sobre la reducción de los desplazamientos. Por ello, las oficinas se están convirtiendo en «espacios flexibles» que muchos empleados sólo visitan ocasionalmente.

La gente entra y sale a su antojo, sin normas ni horarios establecidos, sin controlar constantemente quién entra y quién sale… Es una pesadilla logística, ¿no? Ya era bastante difícil antes. Estoy seguro de que, al igual que yo, has tratado con diferentes tipos de medidas de seguridad para que el acceso a la oficina sea seguro y cómodo al mismo tiempo. La vida es demasiado corta para lidiar con docenas de llaves.

Así que recurrí a las cerraduras inteligentes.

En colaboración con el equipo, dediqué mucho tiempo y esfuerzo a averiguar cómo hacer que funcionara en todos los escenarios imaginables. Permítanme compartir con ustedes algunas observaciones, comentarios e información que hemos recopilado.

Contenido:

  1. Por qué el acceso a la oficina no es tan sencillo
  2. Cómo ayuda la tecnología al acceso a la oficina
  3. ¿Qué es una cerradura inteligente?
  4. ¿Cómo funciona una cerradura inteligente?
  5. ¿Cuánto cuesta una cerradura inteligente?

1 Por qué el acceso a la oficina no es tan sencillo

Si se encarga de la administración de una PYME o de una empresa más grande con varias sucursales (por ejemplo, un bufete de abogados, un distribuidor con varios almacenes o una cadena de tiendas/restaurantes), tiene que facilitar a los empleados el acceso al lugar de trabajo.

Normalmente, entonces, se utilizan tarjetas magnéticas (para todos) o llaves tradicionales (para un número limitado de personas). Bueno, a menos que prefieras los implantes RFID, pero eso lo dejaremos para otra ocasión.

La incorporación y la salida de los empleados lleva mucho tiempo

Todos los empleados tienen que tener una forma de acceder al lugar de trabajo cuando son contratados, y una vez que se van, este acceso tiene que ser revocado de alguna manera.

No es tan difícil si sólo tenemos unos pocos empleados. Especialmente en las industrias donde la gente rara vez deja su trabajo.

Pero una vez que la rotación de personal aumenta y se trata de un gran número de personas, el seguimiento de todo comienza a ser un poco más complicado.

Además, podemos contratar a trabajadores temporales (por ejemplo, a través de una agencia) o a subcontratistas (por ejemplo, empresas de seguridad o de limpieza). Ellos también necesitan entrar en la oficina, y normalmente a horas diferentes a las de los demás.

En el caso de las oficinas más grandes (a partir de 40 personas), es probable que tengas un sistema de control de acceso centralizado. Pero si gestionas una propiedad que no forma parte de un complejo mayor (como un centro comercial), o muchas propiedades más pequeñas como tiendas, restaurantes o despachos de contabilidad, la gestión de los accesos puede ser todo un quebradero de cabeza.

El acceso flexible a la oficina es imprescindible

Como empleadores, ahora estamos más presionados que nunca para ofrecer un horario de trabajo flexible. Hoy en día, a menudo los locales pueden permanecer vacíos o con un número limitado de personas. Además, se prevé que la rotación de empleados aumente tras la pandemia. Esto hace que controlar el acceso de las personas sea una pesadilla logística.

La seguridad es la máxima prioridad de los locales comerciales

Este es realmente el punto clave (¿ves lo que he hecho?).

La necesidad de comodidad puede cambiar, pero la de seguridad nunca.

Si tienes unas instalaciones de oficina, siguen conteniendo cosas que hay que proteger: equipos, documentos, información interna, etc. El acceso físico es su mejor protección.

¿Cuáles son los problemas con las llaves?

Tal vez todos tus empleados para una copia de la llave, pero ahora algunas personas se han ido. Tal vez, en el caos de la pandemia, no has recuperado todas las llaves. Tal vez alguien se fue en malos términos. Tal vez alguien perdió su llave.

«¡Pero para eso está el seguro!»

Por supuesto. Excepto que muchas aseguradoras no cubren las pérdidas si no hay evidencia de un robo. Lo cual, si alguien usa su llave, no habrá.

La primera solución que se me ocurre sería sustituir los cilindros. Pero, por un lado, es costoso hacerlo regularmente. Por otro, es realmente difícil gestionar los tiempos entre todos los miembros de la empresa, y mantener la flexibilidad… Es una pesadilla de coordinación que se suma a todo lo demás.

2 Cómo ayuda la tecnología al acceso a la oficina

Tiene que haber una manera más fácil, sin duda. ¿Para dar a tus compañeros de trabajo una forma fácil de entrar en la oficina, pero mantenerla segura al mismo tiempo?

Al igual que la tecnología nos ayudó a pasar al modelo de trabajo a distancia con reuniones virtuales, espacios de colaboración, etc., también puede eliminar parte de la tensión causada por el acceso físico.

Con una cerradura inteligente, sólo necesitas un pequeño equipo y una aplicación móvil, y ya estás listo. Ahora, hablemos de cómo funciona exactamente.

3 ¿Qué es una cerradura inteligente?

Una cerradura inteligente es un equipo que funciona con su cerradura tradicional para facilitar la apertura y el cierre de la puerta sin el uso de una llave física. Lo único que necesita es una aplicación móvil, y puede bloquear y desbloquear desde cualquier lugar.

Un conjunto típico de cerradura inteligente incluye:

  • Un cilindro o adaptador para montar en su puerta
  • Una cerradura que se coloca sobre el cilindro
  • Un puente para conectar la cerradura al Wi-Fi
  • Una aplicación móvil que permite a los usuarios utilizar la cerradura y a usted gestionar los derechos de acceso
  • Un portal en línea que le permite conceder, revocar y gestionar los accesos de forma más cómoda (especialmente si tiene muchos usuarios).

El puente o gateway es un hardware opcional que puede vincularse a la cerradura inteligente y conectarla a Internet. De este modo, puedes obtener más funcionalidades de tu cerradura inteligente. Puedes leer los detalles en este artículo.

El cilindro permite el acceso con llaves tradicionales en caso de problema o error de conexión. La cerradura en sí se maneja a través de una aplicación móvil.

Eso es la cerradura inteligente en pocas palabras. Ahora, hablemos de los detalles.

¿Cuándo no necesitaré una cerradura inteligente?

Las cerraduras inteligentes funcionan muy bien en oficinas pequeñas, donde se puede instalar una en la puerta de entrada principal. Si trabaja en un gran edificio de oficinas con control de acceso centralizado en todo el edificio, es probable que la solución existente sea todo lo que necesita.

¿Cómo se instala una cerradura inteligente?

Las cerraduras inteligentes están diseñadas para ser compatibles con las cerraduras estándar. Suelen enviarse con todas las herramientas necesarias para que las instale usted mismo.

Algunos proveedores también preparan guías en vídeo para ayudarle en el proceso.

¿Existe un servicio de instalación?

¿Y si las herramientas no son su amigo? Póngase en contacto con el fabricante: debería ofrecer un servicio de instalación. En la UE, dependiendo de su ubicación, puede costar entre 50 y 100 euros aproximadamente.

¿Cuánto tiempo llevará todo esto?

Las cerraduras inteligentes están diseñadas para funcionar prácticamente desde el principio. La configuración del dispositivo en sí debería llevar alrededor de 1 hora. A continuación, sólo tiene que añadir a sus usuarios, ya sea a través de la aplicación o de un portal en línea (más adelante) y ya está listo.

¿Es necesario sustituir un cilindro?

A veces no es posible reemplazar un cilindro existente, o tal vez simplemente no quiere lidiar con la molestia. Lo entiendo. Y aquí puedo recomendar dos opciones: la fácil y la difícil.

La opción más fácil: comprar una cerradura inteligente que funcione con las llaves existentes. En Europa, la mejor opción sería las cerraduras con cilindro de Mondise. También es una de las opciones más populares en la región. Y no es de extrañar: es un producto realmente bueno y lo recomiendo sinceramente.

Opción más difícil: puedes elegir una cerradura Mondise. Tendrías que trabajar con un cerrajero, para ajustar la llave a nuestro adaptador. El cerrajero tendría que cortar la llave e insertarla permanentemente en el ojo de la cerradura dentro de la casa. La cerradura seguirá funcionando como es debido, así que no hay que preocuparse por ello, sólo es un paso extra que sería necesario.

¿Son seguras las cerraduras inteligentes?

Naturalmente, puede ser una preocupación. ¿Se puede confiar en la tecnología? Todos sabemos que a veces puede fallar: el proveedor de Internet puede tener una avería, el teléfono puede quedarse sin batería…

¿Y qué pasa si alguien ve la cerradura inteligente y trata de entrar o hackearla? Vamos a desglosarlo.

Además, su juego de cerraduras inteligentes incluye un juego de llaves de repuesto. Así, si el software falla por cualquier motivo, o incluso si alguien olvida su teléfono, todavía es posible desbloquear la puerta.

Seguridad del software

Hackear una cerradura inteligente también sería difícil.

Normalmente, una cerradura inteligente funciona a través de una conexión Bluetooth, y cada usuario tiene una cuenta individual.

En el caso de la cerradura Mondise, cada transmisión está protegida con una clave de cifrado de 256 bits. Entre esto y las medidas de seguridad basadas en Azure, puede que no sea imposible hackear la cerradura, pero para ser justos, sería más fácil simplemente romper la puerta.

4 ¿Cómo funciona una cerradura inteligente?

A continuación, vamos a cubrir algunos detalles técnicos, basados en cómo hemos construido la cerradura Mondise. Muchas características funcionan de forma similar en las diferentes marcas de cerraduras inteligentes, pero puede haber algunas diferencias.

¿Cómo se conecta la cerradura a Internet?

La cerradura inteligente se conecta a través de BLE (Bluetooth Low Energy) a un smartphone o a un bridge. Por lo tanto, si se utiliza un puente para proporcionar una conexión constante en tiempo real, es necesario conectarlo a Wi-Fi.

Así que, a no ser que tengas alguna configuración inusual en tu red, no tienes que preocuparte por los detalles técnicos. Y si los tienes, ponte en contacto con nosotros y lo solucionaremos.

¿Cómo se añaden los usuarios?

Lo único que hay que hacer es añadir una dirección de correo electrónico. El sistema envía entonces un correo electrónico automático al destinatario, y éste puede configurar su cuenta.

Ahora bien, si tienes muchas personas en tu organización, probablemente querrás automatizar este proceso. Y de qué serviría construir una cerradura inteligente si no pudieras hacerlo.

¿Existen integraciones?

Mondise lock puede integrarse con soluciones de línea de negocio como sistemas PMS, actualmente estamos integrados con la plataforma MisterPlan de Ruralgest, muy bien documentada y muchos ejemplos, como puedes ver en los siguientes videos:

5 ¿Cuánto cuesta una cerradura inteligente?

Vayamos al punto más importante: ¡el dinero!

En el caso de la cerradura Mondise, si la compra se realiza a través de nuestra página web, el juego completo cuesta de 150 a 300 EUR, dependiendo del hardware que elija. También puede prepararse para un coste opcional de instalación, que debería costar entre 50 y 100 EUR.

¿Cómo puedo obtener asistencia para mi cerradura inteligente?

Como con todo, a veces las cosas pueden ir mal. Si eso ocurre, siempre puede ponerse en contacto con nosotros.

Tenemos un departamento de asistencia dedicado, y puede llamarnos o ponerse en contacto a través del chat en nuestro sitio web. Actualmente sólo ofrecemos asistencia en Español, pero estamos pensando en añadir otros idiomas en el futuro.

Todos los productos tienen una garantía estándar de 2 años. Si tienes problemas con Mondise Lock fuera de esos plazos, ponte en contacto con nosotros y haremos todo lo posible por ayudarte.